Bavarian Nordic er en fuldt integreret vaccine virksomhed, der fokuserer på udvikling, fremstilling og markedsføring af livsvigtige vacciner. Ambitionen i den nuværende 2025 strategi tilsigter et vækstscenarie, der skal gøre Bavarian Nordic til en af de største pure play vaccinevirksomheder, og i 2021 præsterede Bavarian Nordic en omsætning på DKK 1.898 mio. med 750+ ansatte på globalt plan.

Indenfor opgavestyring og afrapportering af IT-udviklingsprojekter og drift/vedligehold af IT-systemer har Bavarian Nordic hidtil håndteret dette med almindelig IT-projektledelse. Dvs. at behovet for styring og afrapportering har været dækket af de rammer, som den enkelte projektleder har opstillet. Denne model virker godt, så længe antallet af projekter og mennesker er forholdsvis overskuelig. Men med Bavarian Nordics vækst og ambition var det ikke muligt at fortsat skalere med den model. Samtidig havde de et ønske om at begynde at indfri nogle af de fordele, der ligger i at indføre strømlining mod fælles værktøjsbrug og proces.

Fordele ved fælles proces og værktøjsbrug

En fælles projektmodel for udviklingsopgaver giver en fælles referenceramme. Uden en projektmodel er det sværere at opbygge et fælles begrebsapparat og have diskussioner om, hvordan rækkefølge og ansvarsfordeling af opgaver bør være og have af betydning.

Uden et fælles værktøj til styring af daglige opgaver kan medføre, at den gode kommunikation på tværs af projektet kan gå tabt.

Uden fælles værktøjsbrug er samlet rapportering af fremdrift og arbejdsfordeling manuel og kan være underlagt fortolkning. Især hvis den sker på tværs af individuelle projektmodeller. Det er tidskrævende og nøjagtigheden kan variere fra en udgave til den næste.

For bedst at understøtte virksomhedens vækststrategi, var det således en prioritet at ensarte rapportering og værktøjsbrug på tværs af projekter.

Novataris' bidrag til implementeringen bestod i en tre-faset fremgangsmåde, hvor der ydes ekspertbistand og facilitering i hver fase.

Tre-faset fremgangsmåde

Resultatet af første fase var en fælles projektmodel. Udfordringen var at udvikle en model, der er fleksibel nok til at kunne blive anvendt i ethvert projekt, og som samtidig er tydelig nok til, at opgaver på tværs af projekter er sammenlignelige. Analysen skete bottom-up, hvilket betyder, at tre vedvarende og meget forskelligartede projekter blev udvalgt som Early adopters. Arbejdsgangen i projekterne blev nedbrudt i aktiviteter, stakeholders og identifikation af gates (godkendelse). I tæt samarbejde med system- og procesejere i Bavarian Nordic, blev delresultaterne generaliseret i en fælles projektmodel.

I anden fase forestod Novataris realiseringen af den fælles projektmodel i en konkret, men fleksibel opsætning af Azure Boards, som er en del af Azure DevOps. Udfordringen bestod i at lave en opsætning, som både kan være beskrivende for hele projektmodellen, men som samtidig er reproducerbar og enkel at forstå. Målet er, at Bavarian Nordic selv skal tage ejerskab for opsætningen og videreudvikle den.

Tredje fase var ibrugtagning. Her oprettes hvert Early adopters projekt i Azure Boards, den igangværende backlog af opgaver migreres, og slutbrugerne laver transitionen til værktøjet i det daglige. Novataris bistod her i at levere intern system- og procesdokumentation til at støtte idriftsættelsen for slutbrugerne. Bavarian Nordic forestod workshops for transitionen, og tidlige erfaringer med systemet blev opsamlet og opsætningen tilpasset.

Resultat

For at facilitere en bedre afrapportering på tværs af projekter i Azure DevOps bistod Novataris i opsætning af Dashboards i Azure DevOps samt i de tekniske opgaver omkring datamodellering og udlæsning af data fra Azure DevOps til Power BI. Power BI blev valgt fordi, den har bedre egenskaber til at opbevare og fremvise historiske data.

Efterfølgende har Bavarian Nordic, med et minimum af sparring, onboardet de resterende IT-projekter fra porteføljen i samme opsætning i Azure Boards.

Resultatet af hele initiativet har ført til, at Bavarian Nordic nu har en enkel og fælles projektmodel at tilbyde nye og vedvarende IT-projekter. Ansvarsfordeling, for hvem der skal være udførende fra begyndelse til idriftsættelse i et opgaveforløb, er veldefineret, og opgavers tilstand er sammenlignelige på tværs af projekter. Det medfører, at der løbende kan afrapporteres fra enkelte eller på tværs af projekter, på en måde som er reproducerbar og sammenlignelig over tid.